Vyhláška č. 49/2019 Z. z.Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu

Platnosť od 25.02.2019
Účinnosť od 01.03.2019 do31.12.2019 (za 9 mesiacov)
Redakčná poznámka

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. marca 2019 okrem čl. I bodu 11, bodu 13, bodov 15 až 17 a bodu 19, ktoré nadobúdajú účinnosť 1. januára 2020, a čl. I bodu 12, ktorý nadobúda účinnosť 1. januára 2022.

49

VYHLÁŠKA

Ministerstva vnútra Slovenskej republiky

zo 6. februára 2019,

ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky podľa § 33 ods. 1 písm. d) zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 41/2011 Z. z. ustanovuje:


Čl. I

Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu sa mení a dopĺňa takto:

1. Poznámka pod čiarou k odkazu 3 znie:

3) § 15 zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách).“.

2. V § 2 ods. 1 sa vypúšťa druhá veta vrátane poznámky pod čiarou k odkazu 4.

3. V § 2 odseky 2 a 3 znejú:

(2) Elektronický systém správy registratúry je prepojený s elektronickou podateľňou4) a elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený.

(3) Pôvodca skontroluje obsah, formát,4a) bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, pôvodca o tom odosielateľa informuje.“.

Poznámky pod čiarou k odkazom 4 a 4a znejú:

4) § 60f ods. 1 zákona č.305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z.

4a) § 3 písm. h) zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.“.

4. V § 3 odseky 1 a 2 znejú:

(1) Ak je prijatý elektronický záznam autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom4b) alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou,4c) ku ktorým je pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatka,4d) overí sa ich platnosť spôsobom ustanoveným v osobitnom predpise,5) ak tieto údaje neboli overené elektronickou podateľňou.

(2) Výsledok overenia platnosti kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky sa trvalo pripojí k prijatému elektronickému záznamu pripojením technickej správy alebo zaznamenaním výsledku overenia v elektronickom systéme správy registratúry. Doručená technická správa sa nepovažuje za elektronický záznam.“.

Poznámky pod čiarou k odkazom 4b až 5 znejú:

4b) Čl. 3 ods. 12 nariadenia (EÚ) č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice 1999/93/ES (Ú. v. EÚ L 257, 28. 8. 2014).

4c) Čl. 3 ods. 27 nariadenia (EÚ) č. 910/2014.

4d) Čl. 3 ods. 34 nariadenia (EÚ) č. 910/2014.

5) Zákon č. 272/2016 Z. z.“.

5. V § 4 ods. 1 druhej vete sa za slovo „inej“ vkladá slovo „právnickej“.

6. V § 4 ods. 3 prvej vete sa slovo „pošty“ nahrádza slovami „poštového podniku“.

7. V § 5 ods. 1 písm. c) sa na konci vkladá bodkočiarka a pripájajú sa tieto slová: „to neplatí, ak zásielka bola doručená prostredníctvom elektronickej schránky“.

8. V § 5 ods. 2 úvodnej vete sa za slovo „neotvára“ vkladá slovo „neelektronickú“.

9. § 5 sa dopĺňa odsekom 6, ktorý znie:

(6) Ak je doručená elektronická zásielka určená viacerým adresátom, zaraďuje sa do obehu vytvorením jej elektronických kópií.“.

10. V § 6 sa za odsek 4 vkladá nový odsek 5, ktorý znie:

(5) Ak sa z prijatého elektronického záznamu vytvorí neelektronická kópia, označí sa v pravom hornom rohu slovom „kópia“, pod ktorým sa uvedie číslo pôvodného prijatého elektronického záznamu z registratúrneho denníka alebo inej evidencie; kópia sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačuje.“.

Doterajší odsek 5 sa označuje ako odsek 6.

11. V § 7 ods. 1 sa na konci pripájajú tieto slová: „vrátane registratúrnych záznamov obsahujúcich utajované skutočnosti (ďalej len „utajované registratúrne záznamy“), ak osobitný predpis9a) neustanovuje inak.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 9a znie:

9a) § 9 vyhlášky Národného bezpečnostného úradu č. 48/2019 Z. z., ktorou sa ustanovujú podrobnosti o administratívnej bezpečnosti utajovaných skutočností.“.

12. § 7 sa dopĺňa odsekom 9, ktorý znie:

(9) Pri evidovaní odoslaného elektronického záznamu, ktorý je rozhodnutím, sa použije referenčný identifikátor druhu rozhodnutia.“.

13. V § 8 ods. 2 sa na konci pripája táto veta: „Ak sú v registratúrnom denníku evidované utajované registratúrne záznamy alebo spisy obsahujúce utajované registratúrne záznamy, registratúrny denník sa dopĺňa o údaje podľa osobitného predpisu.10a)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 10a znie:

10a) § 9 ods. 3 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.“.

14. V § 8 ods. 4 sa na konci pripájajú tieto vety: „Forma a osobitosť záznamu sa v evidencii vyznačuje udelením príznaku, ktorého formu upraví pôvodca v registratúrnom poriadku. V evidencii, v ktorej sa evidujú utajované registratúrne záznamy, je príznakom uvedenie skratky stupňa utajenia podľa osobitného predpisu.10b)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 10b znie:

10b) § 3 ods. 2 zákona č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov.“.

15. V § 8 ods. 6 sa na konci pripája táto veta: „Ak sa v elektronickom systéme na správu registratúry evidujú aj utajované registratúrne záznamy, musí tento systém spĺňať opatrenia ustanovené v osobitnom predpise.10c)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 10c znie:

10c) § 2 ods. 6 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.“.

16. § 8 sa dopĺňa odsekom 7, ktorý znie:

(7) Evidenciu utajovaných registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis.“.

17. § 9 sa dopĺňa odsekom 6, ktorý znie:

(6) Ak sú v registratúrnom denníku evidované utajované registratúrne záznamy alebo spisy obsahujúce utajované registratúrne záznamy, registratúrny denník podľa odseku 3 sa dopĺňa o údaje podľa osobitného predpisu. Evidenciu utajovaných registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis. Na utajované registratúrne záznamy alebo spisy obsahujúce utajované registratúrne záznamy sa vzťahujú § 8 ods. 4 tretia a štvrtá veta rovnako.“.

18. V § 11 ods. 3 sa slovo „noriem,13)“ nahrádza slovami „noriem13) alebo inej obdobnej technickej špecifikácie,“.

19. V § 11 ods. 7 sa na konci pripája táto veta: „Podmienky prevedenia neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu do elektronickej podoby a naopak upravuje osobitný predpis.16a)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16a znie:

16a) § 21 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.“.

20. V § 11 ods. 9 sa za slovo „denníka“ vkladajú slová „alebo inej evidencie“.

21. V § 12 ods. 6 sa na konci pripája táto veta: „Ak spis obsahuje utajovaný registratúrny záznam, označí sa stupňom utajenia podľa osobitného predpisu a obmedzí sa prístup k celému spisu.“.

22. V § 12 sa za odsek 6 vkladá nový odsek 7, ktorý znie:

(7) Ak sa má k neelektronickému registratúrnemu záznamu alebo listinnému rovnopisu16b) pripojiť doložka právoplatnosti a vykonateľnosti, pôvodca ju pripája odtlačkom pečiatky na prvú stranu písomného vyhotovenia registratúrneho záznamu, spravidla do ľavého horného rohu. Doložka právoplatnosti a vykonateľnosti obsahuje číslo rozhodnutia, ku ktorému sa pripája a dátum nadobudnutia právoplatnosti alebo dátum nadobudnutia vykonateľnosti rozhodnutia. Doložku právoplatnosti a vykonateľnosti podpíše zamestnanec správneho orgánu, ktorý ju pripojil a uvedie deň, v ktorom tak urobil. Pripájanie doložky právoplatnosti a doložky vykonateľnosti k elektronickému registratúrnemu záznamu upravuje osobitný predpis.16c) Elektronický registratúrny záznam odosielaný adresátovi po vyznačení právoplatnosti alebo vykonateľnosti sa nepovažuje za nový elektronický registratúrny záznam. Elektronický formulár doložky právoplatnosti a elektronický formulár doložky vykonateľnosti je zverejnený v module elektronických formulárov16d) na ústrednom portáli verejnej správy.16e) Pôvodca môže v registratúrnom poriadku alebo v inom internom riadiacom akte spôsob pripájania doložky právoplatnosti a vykonateľnosti upraviť odchylne.“.

Doterajšie odseky 7 a 8 sa označujú ako odseky 8 a 9.

Poznámky pod čiarou k odkazom 16b až 16e znejú:

16b) § 31a ods. 2 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z.

16c) § 28 ods. 3 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení neskorších predpisov.

16d) § 10 ods. 8 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 313/2018 Z. z.

16e) § 5 ods. 2 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.“.

23. V § 12 ods. 8 prvej vete sa vypúšťa bodkočiarka a slová „to neplatí pri hromadných zásielkach“.

24. § 13 sa dopĺňa odsekom 5, ktorý znie:

(5) Elektronický registratúrny záznam ani jeho neelektronická kópia sa odtlačkom úradnej pečiatky neoznačujú.16f)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16f znie:

16f) Napríklad § 47 ods. 5 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok) v znení neskorších predpisov.“.

25. Nadpis § 14 znie:

„Podpisovanie registratúrneho záznamu vytvoreného pôvodcom“.

26. V § 14 odsek 2 znie:

(2) Elektronický registratúrny záznam sa autorizuje kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu16g) alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým sa pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka, alebo sa zvolí iná forma jeho autorizácie upravená v registratúrnom poriadku. K internému elektronickému záznamu sa spravidla pripája elektronický podpis.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16g znie:

16g) § 8 zákona č. 272/2016 Z. z.“.

27. § 14 sa dopĺňa odsekom 5, ktorý znie:

(5) Autorizovanie elektronických príloh sa odlišuje v závislosti od formátu príloh. Spôsob autorizovania prílohy vytvorenej vo formáte PDF alebo v podobe elektronického formulára16h) upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16h znie:

16h) § 3 písm. i) zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.“.

28. V § 15 ods. 1 sa na konci pripája táto veta: „Pôvodca využíva na odosielanie elektronických registratúrnych záznamov spravidla modul elektronického doručovania.16i)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16i znie:

16i) § 10 ods. 9 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 313/2018 Z. z.“.

29. V § 15 sa za odsek 1 vkladá nový odsek 2, ktorý znie:

(2) Elektronický registratúrny záznam vyhotovený pôvodcom pri výkone verejnej moci môže byť odosielaný aj v podobe listinného rovnopisu. Podmienkou automatizovaného odosielania listinného rovnopisu je vyhotovenie pôvodného elektronického registratúrneho záznamu v podobe elektronického formulára. Prílohy elektronického registratúrneho záznamu sa vyhotovujú ako elektronické formuláre alebo vo formáte PDF.“.

Doterajšie odseky 2 až 6 sa označujú ako odseky 3 až 7.

30. V § 18 odsek 1 znie:

(1) Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa ukladá v elektronickom systéme správy registratúry, vo vládnom cloude16j) alebo v module dlhodobého uchovávania.17) Do zavedenia elektronického systému správy registratúry sa za uloženie elektronického registratúrneho záznamu považuje ponechanie elektronického registratúrneho záznamu v elektronickej schránke.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16j znie:

16j) § 10a zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z.“.

31. V § 18 ods. 7 písmeno c) znie:

c) kombinovaný spis tak, že jeho elektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v elektronickej príručnej registratúre a elektronickom registratúrnom stredisku a jeho neelektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v príručnej registratúre a registratúrnom stredisku.“.

32. § 18 sa dopĺňa odsekom 9, ktorý znie:

(9) Neelektronická kópia elektronického registratúrneho záznamu vyhotovená pôvodcom nie je registratúrnym záznamom a neukladá sa do príručnej registratúry ani do registratúrneho strediska. Do zavedenia elektronického systému správy registratúry alebo agendového systému pôvodca môže neelektronickú kópiu elektronického registratúrneho záznamu ukladať v príručnej registratúre alebo registratúrnom stredisku.“.

33. V poznámke pod čiarou k odkazu 19 sa citácia „vyhláška Národného bezpečnostného úradu č. 453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti v znení vyhlášky č. 232/2013 Z. z.“ nahrádza citáciou „vyhláška č. 48/2019 Z. z.“.

34. V § 21 odsek 1 znie:

(1) Prístup k registratúre sa uskutočňuje nazeraním, vypožičiavaním a vyhotovovaním odpisu, výpisu, potvrdenia a kópie zo spisu. Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa nevypožičiava, sprístupňuje sa spravidla vyhotovením kópie.“.

35. V § 21 ods. 3 sa na konci pripájajú tieto slová: „a v súlade s osobitným predpisom o ochrane osobných údajov19a)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 19a znie:

19a) Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.“.

36. V § 23 ods. 2 sa slovo „najmä“ nahrádza slovami „spravidla platný elektronický formulár19b) a “.

Poznámka pod čiarou k odkazu 19b znie:

19b) § 26 ods. 1 zákona č. 305/2013 Z. z.“.

37. Za § 25 sa vkladá § 25a, ktorý vrátane nadpisu znie:

㤠25a

Prechodné ustanovenie k úpravám účinným od 1. marca 2019

Registratúrne poriadky uvedú pôvodcovia do súladu s touto vyhláškou do 30. júna 2019.“.

38. Slová „zaručený elektronický podpis“ vo všetkých tvaroch sa nahrádzajú slovami „kvalifikovaný elektronický podpis“ v príslušnom tvare, slová „zaručená elektronická pečať“ vo všetkých tvaroch sa nahrádzajú slovami „kvalifikovaná elektronická pečať“ v príslušnom tvare a slová „časová pečiatka“ vo všetkých tvaroch sa nahrádzajú slovami „kvalifikovaná elektronická časová pečiatka“ v príslušnom tvare v celom texte vyhlášky.


Čl. II

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. marca 2019 okrem čl. I bodu 11, bodu 13, bodov 15 až 17 a bodu 19, ktoré nadobúdajú účinnosť 1. januára 2020, a čl. I bodu 12, ktorý nadobúda účinnosť 1. januára 2022.


Denisa Saková v. r.