01.01.2003

628

01.01.2003

VYHLÁŠKA

01.01.2003

Ministerstva vnútra Slovenskej republiky

01.01.2003

z 29. októbra 2002,

01.01.2003

ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

01.01.2003

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky (ďalej len „ministerstvo") podľa § 33 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov ustanovuje:


01.01.2003

PRVÁ ČASŤ

01.01.2003

HODNOTENIE ZÁZNAMOV, VYRAĎOVANIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV A PREBERANIE ARCHÍVNYCH DOKUMENTOV DO ARCHÍVU

01.01.2003

§ 1

01.01.2003

Hodnotenie záznamov

01.01.2003

(1) Ministerstvo hodnotí záznam pri rozhodovaní o trvalej dokumentárnej hodnote záznamov.

01.01.2003

(2) Nehodnotí sa filmový záznam a zvukový záznam, ktorý vznikol do roku 1950, a záznam, ktorý je knižničným dokumentom1) alebo zbierkovým predmetom.2)

01.01.2003

§ 2

01.01.2003

Kritériá hodnotenia záznamu

01.01.2003

Pri hodnotení záznamu sú rozhodujúce tieto kritériá:

01.01.2003

a) obsah záznamu,

01.01.2003

b) význam pôvodcu záznamu,

01.01.2003

c) obdobie vzniku záznamu,

01.01.2003

d) jedinečnosť vyhotovenia záznamu,

01.01.2003

e) hodnovernosť záznamu,

01.05.2013

f) vlastnosti nosiča záznamu,

01.05.2013

g) pri elektronickom zázname aj úplnosť štruktúrovaných údajov o jeho obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu a jeho správe.

01.01.2003

§ 3

01.01.2003

Obsah záznamu

01.01.2003

(1) Pri hodnotení obsahu záznamu sa posudzuje najmä informačná sýtosť záznamu, pôvodnosť jeho obsahu, závažnosť informácií a jedinečnosť obsahu záznamu.

01.01.2003

(2) Trvalú dokumentárnu hodnotu má najmä registratúrny záznam, ktorý obsahuje

01.01.2003

a) informáciu o vzniku pôvodcu registratúry, jeho organizačných zmenách a zániku,

01.01.2003

b) informáciu o činnosti pôvodcu registratúry, jeho ľudských zdrojoch, majetkovoprávnych a finančných pomeroch, najmä výročnú správu a rozbor činnosti,

01.01.2003

c) návrh všeobecne záväzného právneho predpisu vypracovaného pôvodcom registratúry,

01.01.2003

d) zápisnicu z rokovaní orgánov pôvodcu registratúry a ich rozhodnutia,

01.01.2003

e) interný akt riadenia pôvodcu registratúry, napríklad príkaz, smernicu, obežník, pokyn, nariadenie.

01.01.2003

§ 4

01.01.2003

Pôvodca záznamu

01.01.2003

(1) Pri hodnotení pôvodcu záznamu sa prihliada na význam pôvodcu záznamu z hľadiska jeho pôsobnosti, činnosti a vplyvu v oblasti jeho pôsobenia.

01.01.2003

(2) Registratúrne záznamy sa podľa pôvodcu registratúry hodnotia takto:

01.05.2013

a) registratúrnymi záznamami pôvodcu I. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti štátnych orgánov, orgánov územnej samosprávy3) a ďalších orgánov verejnej správy,4)

01.05.2013

b) registratúrnymi záznamami pôvodcu II. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti pôvodcov registratúry určených ministerstvom,

01.05.2013

c) registratúrnymi záznamami pôvodcu III. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti iných pôvodcov registratúry; tieto registratúrne záznamy spravidla nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu.

01.01.2003

§ 5

01.01.2003

Obdobie vzniku záznamu

01.01.2003

Pri hodnotení obdobia vzniku záznamov sa prihliada na význam obdobia vzniku záznamu pre spoločnosť alebo pôvodcu záznamu.

01.01.2003

§ 6

01.01.2003

Jedinečnosť vyhotovenia záznamu

01.01.2003

Pri hodnotení jedinečnosti vyhotovenia záznamu sa prihliada na jeho výnimočnú formálnu úpravu, najmä na výtvarné spracovanie, jazyk, písmo, písaciu látku a pečať.

01.01.2003

§ 7

01.01.2003

Hodnovernosť záznamu

01.05.2013

(1) Pri hodnotení hodnovernosti záznamu sa prihliada na údaje, ktoré potvrdzujú pravosť záznamu, najmä na podpis; pri hodnotení hodnovernosti registratúrneho záznamu je to najmä číslo spisu, odtlačok pečiatky a podpis pôvodcu registratúry.

01.05.2013

(2) Pri hodnotení hodnovernosti elektronického záznamu sa prihliada najmä na podpis a úplnosť štruktúrovaných údajov o obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu a jeho správe definovaných cieľovým alebo zdrojovým informačným systémom, v ktorom sú spracúvané.

01.01.2003

§ 8

01.01.2003

Vlastnosti nosiča záznamu

01.01.2003

Pri hodnotení vlastností nosiča záznamu sa prihliada na jeho trvanlivosť a schopnosť archívu zabezpečiť jeho ochranu.

01.01.2003

§ 9

01.01.2003

Znak hodnoty

01.01.2003

(1) Pôvodca registratúry označuje znakom hodnoty „A" registratúrny záznam, ktorý spĺňa kritériá hodnotenia záznamu podľa tejto vyhlášky, vždy však kritérium obsahu, alebo registratúrny záznam, o ktorom to ustanovuje osobitný predpis.5) Pôvodca registratúry navrhuje znak hodnoty „A" v návrhu registratúrneho plánu pre každú vecnú skupinu takýchto registratúrnych záznamov; pre ostatné vecné skupiny registratúrnych záznamov znak hodnoty „A" v návrhu registratúrneho plánu nenavrhuje.

15.06.2007

(2) Znak hodnoty „A" uvedený v návrhu registratúrneho plánu sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho plánu podľa kritérií hodnotenia záznamu.

01.05.2013

(3) Pôvodca registratúry uvádza znak hodnoty „A" podľa schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku a na spisovom obale, ak ho pôvodca registratúry vyhotovil. Znak hodnoty „A" sa uvádza aj v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a v zozname odovzdávaných archívnych dokumentov.

01.01.2003

§ 10

01.01.2003

Lehota uloženia

01.01.2003

(1) Pôvodca registratúry navrhuje lehotu uloženia pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov bez ohľadu na znak hodnoty v návrhu registratúrneho plánu, ak ju neustanovuje osobitný predpis.5) Pôvodca registratúry musí navrhnúť počet rokov lehoty uloženia tak, aby mu umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať na svoju činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov.5)

01.05.2013

(2) Lehota uloženia sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho plánu. Pôvodca registratúry nesmie vyradiť registratúrny záznam pred uplynutím schválenej lehoty uloženia.

01.05.2013

(3) Pôvodca registratúry uvádza lehotu uloženia podľa schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku a na spisovom obale, ak ho pôvodca registratúry vyhotovil arabskou číslicou. Lehota uloženia sa uvádza aj v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a v zozname odovzdávaných archívnych dokumentov.

01.05.2013

(4) Lehota uloženia začína plynúť prvým dňom roka nasledujúceho po roku, v ktorom pôvodca registratúry uzavrel spis alebo po splnení podmienky ustanovenej na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne pôvodcu registratúry.

15.06.2007

(5) Lehotu uloženia určenú podľa registratúrneho plánu platného v čase vzniku registratúrneho záznamu môže pôvodca registratúry so súhlasom archívu upraviť podľa registratúrneho plánu v čase vyraďovania registratúrneho záznamu.

01.01.2003

§ 11

01.01.2003

Príprava vyraďovacieho konania

01.05.2013

(1) Pôvodca registratúry vypracúva návrh na vyradenie registratúrnych záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia. Súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy všetkých vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadaných podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku. Ak pôvodca registratúry nemal v čase vzniku registratúrnych záznamov určených na vyradenie vypracovaný registratúrny plán, súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadané podľa pokynov archívu. Zoznamy sa zostavujú osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A" a osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A". Vzor návrhu na vyradenie je uvedený v prílohe č. 1.

01.01.2003

(2) Ak osobitný predpis neustanovuje inak,6) zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie obsahuje tieto údaje:

01.01.2003

a) poradové číslo vyraďovanej vecnej skupiny registratúrnych záznamov,

01.01.2003

b) registratúrnu značku a názov vecnej skupiny vyraďovaných registratúrnych záznamov podľa registratúrneho plánu,

01.01.2003

c) rok uzatvorenia vecnej skupiny registratúrnych záznamov,

01.01.2003

d) znak hodnoty podľa registratúrneho plánu, ak ho vecná skupina má,

01.01.2003

e) lehotu uloženia,

01.01.2003

f) počet ukladacích jednotiek, napríklad počet archívnych škatúľ, počet zväzkov, počet tubusov a pod.

01.01.2003

(3) Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie je uvedený v prílohe č. 2. Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie je uvedený v prílohe č. 3.

15.06.2007

(4) Pôvodca registratúry, ktorý nevypracúva registratúrny plán, neuvádza registratúrnu značku, znak hodnoty ani lehotu uloženia.

01.01.2003

§ 12

01.01.2003

Vyraďovacie konanie

01.01.2003

(1) Vo vyraďovacom konaní sa posudzuje

01.01.2003

a) úplnosť predloženého návrhu na vyradenie,

01.01.2003

b) nadväznosť predloženého návrhu na vyradenie na predchádzajúce vyraďovacie konanie,

01.05.2013

c) správnosť zaradenia registratúrnych záznamov do príslušného zoznamu podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry platného v čase ich vzniku alebo podľa zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov, ak ide o pôvodcu, ktorý nevypracúva registratúrny plán,

01.05.2013

d) pri elektronických registratúrnych záznamoch aj úplnosť štruktúrovaných údajov o ich obsahu, štruktúre, väzbách a správe a schopnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.

01.01.2003

(2) Vo vyraďovacom konaní možno po posúdení dokumentárnej hodnoty vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A" rozhodnúť o tom, že niektoré z nich majú trvalú dokumentárnu hodnotu, a preradiť ich do zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A".

01.01.2003

(3) Návrh na vyradenie, ktorý neobsahuje údaje podľa § 11, sa vráti pôvodcovi registratúry na doplnenie alebo prepracovanie. Ak návrh na vyradenie obsahuje údaje podľa § 11, vydá sa rozhodnutie.

01.01.2003

(4) Registratúrne záznamy označené v rozhodnutí znakom hodnoty „A" pôvodca registratúry odovzdá príslušnému archívu. Registratúrne záznamy bez znaku hodnoty „A" pôvodca registratúry zničí. Pôvodca registratúry vyznačí vyradenie a zničenie registratúrnych záznamov v evidencii registratúrneho strediska.

01.01.2003

§ 14

01.01.2003

Preberanie archívnych dokumentov po vyraďovacom konaní

01.05.2013

(1) Do archívu sa preberajú iba archívne dokumenty.

01.05.2013

(2) Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu vyhotoveného archívom, ktorého súčasťou je zoznam odovzdaných archívnych dokumentov vyhotovený odovzdávajúcim. S archívnymi dokumentmi sa odovzdávajú aj evidenčné pomôcky podľa registratúrneho poriadku. Jedno vyhotovenie preberacieho protokolu je určené odovzdávajúcemu. Vzor preberacieho protokolu je uvedený v prílohe č. 4.

01.05.2013

(3) Odovzdávajúci zabezpečuje očistu odovzdávaných archívnych dokumentov od vonkajších degradačných činiteľov, ako sú vlhkosť, prašnosť a biologickí škodcovia, tak, aby ich fyzický stav neohrozil zdravie zamestnancov archívu ani fyzický stav archívnych dokumentov uložených v archíve.

01.01.2014

§ 14a

01.01.2014

Preberanie elektronických archívnych dokumentov

01.01.2014

(1) Do archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty, ktoré spĺňajú podmienky ustanovené osobitným predpisom.6a)

01.01.2014

(2) Preberané elektronické archívne dokumenty obsahujú štruktúrované údaje o ich obsahu, štruktúre, väzbách a správe definované cieľovým informačným systémom vrátane informácie o ich hodnovernosti; ak neobsahujú požadované údaje, archív ich s uvedením dôvodu v elektronickej podobe nepreberie. Takéto archívne dokumenty možno prebrať v listinnej podobe.

01.01.2014

(3) Do archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty vo formátoch ustanovených osobitným predpisom.6b)

01.01.2014

(4) Pri preberaní elektronických archívnych dokumentov sa overuje ich predpísaný formát a možnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.

01.05.2013

§ 14b

01.05.2013

Vyraďovanie archívnych dokumentov pri sprístupňovaní

01.05.2013

(1) Dôvodom vyradenia archívnych dokumentov je najmä

01.05.2013

a) prebranie archívnych dokumentov s rovnakým obsahom a rovnakou formálnou úpravou,

01.05.2013

b) prehodnotenie trvalej dokumentárnej hodnoty archívnych dokumentov.

01.05.2013

(2) Ak je dôvodom vyradenia skutočnosť podľa odseku 1 písm. a), archív si ponechá jeden archívny dokument a ďalšie archívne dokumenty vyradí.

01.05.2013

(3) Archív po vyradení archívnych dokumentov vyhotoví nový evidenčný list podľa § 35.

01.01.2003

§ 15

01.01.2003

Hodnotenie a vyraďovanie registratúrnych záznamov a preberanie archívnych dokumentov

01.01.2003

(1) Registratúrne záznamy pôvodcov registratúry, ktorí nezriadili archív, sa hodnotia a vyraďujú a ich archívne dokumenty sa preberajú takto:

01.01.2003

a) Slovenský národný archív hodnotí a vyraďuje registratúrne záznamy a preberá archívne dokumenty od

01.01.2003

1. ústredných štátnych orgánov,

01.01.2003

2. právnických osôb zriadených a založených ústrednými štátnymi orgánmi,

01.01.2003

3. právnických osôb celoštátneho významu okrem právnických osôb z oblasti hospodárskeho života,

01.01.2003

4. fyzických osôb, ktoré sú osobnosťami spoločenského života celoštátneho významu,

01.01.2003

5. pôvodcov, ktorých určí ministerstvo,

01.01.2003

b) Štátny ústredný banský archív hodnotí a vyraďuje registratúrne záznamy a preberá archívne dokumenty od

01.01.2003

1. štátnych orgánov s pôsobnosťou v odvetviach baníctvo, hutníctvo, geológia a v iných súvisiacich odvetviach,

01.01.2003

2. právnických osôb pôsobiacich v odvetviach podľa bodu 1,

01.01.2003

3. významných fyzických osôb pôsobiacich v odvetviach podľa bodu 1,

01.01.2003

4. pôvodcov, ktorých určí ministerstvo,

01.01.2003

c) štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou hodnotia a vyraďujú registratúrne záznamy a preberajú archívne dokumenty od

01.01.2003

1. štátnych orgánov so sídlom a s pôsobnosťou v ich územnom obvode,

01.01.2003

2. právnických osôb zriadených a založených štátnymi orgánmi podľa bodu 1,

01.01.2003

3. samosprávnych krajov so sídlom v ich územnom obvode,

01.01.2003

4. právnických osôb zriadených a založených samosprávnymi krajmi podľa bodu 3,

01.01.2003

5. univerzít a iných vysokých škôl so sídlom v ich územnom obvode,

01.01.2003

6. právnických osôb, najmä z oblasti hospodárskeho života, ktoré majú sídlo v ich územnom obvode,

01.01.2003

7. fyzických osôb regionálneho významu, ktoré majú trvalý pobyt v ich územnom obvode,

01.01.2003

8. pôvodcov, ktorých určí ministerstvo,

01.01.2003

d) pobočky štátnych archívov s regionálnou územnou pôsobnosťou hodnotia a vyraďujú registratúrne záznamy a preberajú archívne dokumenty od

01.01.2003

1. štátnych orgánov so sídlom a s pôsobnosťou v ich územnom obvode,

01.01.2003

2. právnických osôb zriadených štátnymi orgánmi podľa bodu 1,

01.01.2003

3. obcí nachádzajúcich sa v ich územnom obvode,

01.01.2003

4. právnických osôb zriadených a založených obcami podľa bodu 3,

01.01.2003

5. právnických osôb, ktoré majú sídlo a pôsobia prevažne v ich územnom obvode,

01.01.2003

6. významných fyzických osôb miestneho spoločenského života, ktoré majú trvalý pobyt v ich územnom obvode,

01.01.2003

7. pôvodcov, ktorých určí ministerstvo.

01.01.2003

(2) Registratúrne záznamy pôvodcov registratúry, ktorí zriadili archív, sa hodnotia a vyraďujú podľa odseku 1.

01.01.2003

(3) Registratúrne záznamy štátnych orgánov a nimi zriadených a založených právnických osôb, ktoré zriadili archív, hodnotí a vyraďuje ministerstvo.7)

01.01.2003

DRUHÁ ČASŤ

01.01.2003

OCHRANA ARCHÍVNYCH DOKUMENTOV A REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV

01.01.2003

§ 16

01.01.2003

Predmet ochrany

01.01.2003

(1) Ochrana archívneho dokumentu uloženého v archíve zahŕňa činnosti a opatrenia na jeho zachovanie a ochranu pred jeho odcudzením a poškodením zapríčineným

01.01.2003

a) vyhotovením záznamu na nosiči, ktorý neumožňuje jeho zachovanie,

01.01.2003

b) umiestnením archívu v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky podľa tejto vyhlášky,

01.01.2003

c) manipuláciou,

01.01.2003

d) požiarom,

01.01.2003

e) vodou,

01.01.2003

f) degradačnými činiteľmi,

01.01.2003

g) vystavovaním.

01.01.2003

(2) Ochrana registratúrnych záznamov uložených v registratúrnom stredisku zahŕňa činnosti a opatrenia podľa odseku 1 písm. a) až f).

01.01.2003

§ 17

01.01.2003

Druhy ochrany

01.01.2003

(1) Ochrana archívnych dokumentov pred poškodením sa zabezpečuje preventívnou ochranou, konzervovaním a reštaurovaním. Ochrana registratúrnych záznamov sa zabezpečuje preventívne.

01.01.2003

(2) Preventívnou ochranou je

01.01.2003

a) vyhotovenie registratúrneho záznamu na nosiči, ktorý zabezpečí jeho trvanlivosť; materiál ochranného obalu, v ktorom je registratúrny záznam uložený, musí čo najviac vylúčiť škodlivé účinky vonkajších degradačných činiteľov,

01.01.2003

b) dodržiavanie zásad manipulácie,

01.01.2003

c) umiestnenie archívu a registratúrneho strediska v priestoroch, ktoré spĺňajú podmienky podľa tejto vyhlášky,

01.01.2003

d) zabezpečenie a kontrola podmienok uloženia podľa tejto vyhlášky, ako sú teplota, relatívna vlhkosť vzduchu, optické žiarenie, prašnosť, mikrobiologické znečistenie a biologickí škodcovia,

01.01.2003

e) priebežná kontrola fyzického stavu archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov,

01.01.2003

f) zamedzenie vstupu cudzích osôb do priestorov, v ktorých sú archívne dokumenty alebo registratúrne záznamy uložené, a na špecializované pracoviská archívu,

01.01.2003

g) evidovanie archívnych dokumentov, ktoré archív prevzal, vrátane evidencie aktuálneho uloženia archívnych dokumentov v archíve,

01.01.2003

h) evidovanie registratúrnych záznamov vrátane evidovania aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku,

01.01.2003

i) vyhotovenie konzervačnej kópie archívneho dokumentu (ďalej len „konzervačná kópia") a študijnej kópie archívneho dokumentu (ďalej len „študijná kópia").

01.01.2003

(3) Konzervovanie je súhrn postupov, techník a prostriedkov na zachovanie integrity a stabilizácie obsahu a fyzického stavu archívneho dokumentu, ako aj postupov na vylúčenie a znižovanie účinkov procesov degradačných činiteľov spôsobujúcich jeho poškodzovanie.

01.01.2003

(4) Reštaurovanie je súhrn postupov, techník a prostriedkov na rekonštrukciu pôvodného stavu a na zlepšenie fyzického stavu poškodeného archívneho dokumentu.

01.01.2003

§ 18

01.01.2003

Ochrana pred odcudzením

01.01.2003

(1) Ochrana archívnych dokumentov pred odcudzením z archívu sa zabezpečuje kovovými mrežami na oknách a dverách budovy archívu dostupných z terénu alebo, ak archív tvorí len časť priestorov budovy, na oknách a dverách, cez ktoré je možný vstup do priestorov archívu, alebo elektrozabezpečovacou signalizáciou, alebo strážnou službou.

15.06.2007

(2) Priestory registratúrneho strediska sa chránia bezpečnostnou zámkou na vstupných dverách.

01.01.2003

§ 19

01.01.2003

Priestory archívu

01.01.2003

(1) Archív sa umiestňuje v priestoroch, ktoré slúžia výlučne na tento účel. Tieto priestory sa zriaďujú v budovách spravidla v sídle zriaďovateľa archívu alebo čo najbližšie k nemu.

01.01.2003

(2) Archív nemožno umiestniť v budove nachádzajúcej sa na mieste, ktoré by mohlo ohroziť fyzický stav archívnych dokumentov, ako je miesto, kde sa nachádzajú nebezpečné chemické látky a nebezpečné chemické prípravky,8) miesto so zvýšeným nebezpečenstvom vzniku požiaru,9) miesto s vysokou úrovňou spodnej vody a inundačné územie.10) V priemyselných areáloch sa archív umiestňuje v priestoroch, ktoré nemôžu byť dotknuté závažnou priemyselnou haváriou.11)

01.01.2003

(3) Priestormi archívu sú

01.01.2003

a) priestory na preberanie, mechanickú očistu a mikrobiologickú očistu archívnych dokumentov,

01.01.2003

b) ukladacie priestory (depoty),

01.01.2003

c) špecializované pracoviská,

01.01.2003

d) priestory na prístup k archívnym dokumentom,

01.01.2003

e) knižnica.

01.01.2003

(4) Priestory archívu sú vzájomne oddelené a vybavené účelovým zariadením.

01.01.2003

(5) Priestorom na preberanie archívnych dokumentov je zastrešená nákladná rampa, ktorá je spojená s priestorom pre mechanickú očistu a mikrobiologickú očistu archívnych dokumentov.

01.01.2003

(6) Ukladacie priestory sú budovy alebo miestnosti používané výlučne na dlhodobé uloženie archívnych dokumentov. Stavajú sa z materiálov, ktoré zabezpečujú stabilné hodnoty teploty a relatívnej vlhkosti vzduchu pred vplyvmi vonkajších klimatických zmien. Materiály použité na povrchové úpravy ukladacích priestorov a ich vybavenia musia byť nehorľavé a také, ktoré nepriťahujú, nezadržiavajú a neuvoľňujú látky, ktoré by poškodzovali archívne dokumenty, najmä prach a chemické látky. Zaťaženie vodorovných nosných konštrukcií je minimálne 10,0 kN/m2 pre pevné regály a minimálne 14,0 kN/m2 pre pohyblivé regály. Ukladacie priestory musia byť vybavené celokovovými pevnými alebo pohyblivými regálmi. Rozvody elektriny a vody sa umiestňujú v ukladacích priestoroch iba v prípade nevyhnutnej potreby, rozvod plynu sa v ukladacích priestoroch neumiestňuje. V ukladacích priestoroch musí byť zamedzený prístup priameho denného svetla a musí byť zabezpečené účinné vetranie.

01.01.2003

(7) Špecializovanými pracoviskami sú manipulačné priestory pre sprístupňovanie archívnych dokumentov, laboratóriá na konzervovanie a reštaurovanie archívnych dokumentov, laboratóriá na mikrofilmovanie a digitalizovanie archívnych dokumentov, kníhviazačská dielňa a ďalšie špecializované pracoviská na ochranu archívnych dokumentov.

01.01.2003

(8) Priestormi na prístup k archívnym dokumentom sú

01.01.2003

a) priestory na štúdium archívnych dokumentov (ďalej len „bádateľňa"),

01.01.2003

b) miestnosť na prednášky a na premietanie filmov,

01.01.2003

c) výstavné priestory.

01.01.2003

(9) Bádateľňa môže slúžiť aj na prednášky, premietanie filmov a vystavovanie archívnych dokumentov. Bádateľňa je vybavená zariadeniami, ktoré zabezpečujú zvýšenú ochranu archívnych dokumentov pred poškodením a odcudzením, ako sú vnútorný televízny okruh, prístroje na čítanie mikrofilmov, prípojky na počítače, počítače pre prístup k archívnemu informačnému systému, ochrana pred optickým žiarením.

01.01.2003

(10) Knižnica sa umiestňuje v určených priestoroch vybavených tak, aby sa zabezpečila ochrana knižničného fondu pred odcudzením, stratou a poškodením.

01.01.2003

§ 20

01.01.2003

Priestory registratúrneho strediska

01.01.2003

(1) Registratúrne záznamy, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia, sa ukladajú v registratúrnom stredisku.

15.06.2007

(2) Pri umiestňovaní registratúrneho strediska sa postupuje primerane podľa § 19 ods. 2.

01.01.2003

§ 21

01.01.2003

Manipulácia

01.01.2003

(1) Pri manipulácii s archívnymi dokumentmi a registratúrnymi záznamami treba dbať najmä na

01.01.2003

a) obmedzenie manipulácie na nevyhnutnú mieru,

01.01.2003

b) ukladanie archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov do ochranných obalov primeranej veľkosti a tvaru, vyhotovených z materiálu spĺňajúceho požiadavku podľa § 17 ods. 2 písm. a),

01.01.2003

c) použitie postupov a prostriedkov pri ochrane, ktorých účinok neohrozí ich fyzický stav,

01.01.2003

d) použitie technológií a postupov pri vyhotovovaní konzervačných kópií, študijných kópií a kópií archívnych dokumentov určených na iné účely, ktoré neohrozujú ich fyzický stav.

01.01.2003

(2) Výpis alebo odpis ako kópiu archívneho dokumentu archív vyhotovuje zo študijnej kópie.

01.01.2003

(3) Konzervačná kópia sa ukladá oddelene od archívneho dokumentu v osobitných ukladacích priestoroch.

01.01.2003

(4) Archívny dokument sa prepravuje výlučne v ochrannom obale, ktorý spĺňa požiadavky podľa odseku 1 písm. b).

01.01.2003

§ 22

01.01.2003

Ochrana pred požiarom

01.01.2003

(1) Priestory archívu a priestory registratúrneho strediska sú vybavené výlučne prenosnými hasiacimi prístrojmi, pojazdnými hasiacimi prístrojmi alebo stabilnými hasiacimi zariadeniami s hasiacou látkou, ktorej použitie znižuje na najnižšiu možnú mieru ďalšie poškodenie fyzického stavu archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov, ako sú plyn alebo prášok. Počet hasiacich prístrojov sa určuje podľa slovenskej technickej normy.12) Dvere ukladacích priestorov archívu ich musia vzduchotesne uzatvárať od okolia, musia byť plné a bez otvorov a musia mať vlastnosti požiarneho uzáveru najmenej EI 30 SC.13)

01.01.2003

(2) V priestoroch archívu a registratúrneho strediska sa nesmie fajčiť, manipulovať s otvoreným ohňom a uskladňovať horľavé látky; v ich blízkosti sa nesmú umiestňovať veci, ktoré by mohli spôsobiť požiar.

15.06.2007

(3) Priestory archívu sa chránia elektrickou požiarnou signalizáciou.

01.01.2003

§ 23

01.01.2003

Ochrana pred vodou

01.01.2003

Ak je nevyhnutné umiestniť v ukladacích priestoroch alebo priestoroch bezprostredne nad nimi vodovodné rozvody a povrchovo vedené rozvody ústredného kúrenia, musia sa zabezpečiť tak, aby pri ich poruche nedošlo k poškodeniu archívnych dokumentov; to sa vzťahuje aj na priestory registratúrneho strediska.

01.01.2003

§ 24

01.01.2003

Ochrana pred degradačnými činiteľmi

01.01.2003

(1) Degradačné činitele sú vonkajšie degradačné činitele a vnútorné degradačné činitele. Vonkajšie degradačné činitele sú fyzikálne, najmä teplo, vlhkosť, optické žiarenie, prašnosť, chemické, najmä oxidy síry, oxidy dusíka a ozón zo znečistenej atmosféry, alebo biologické, najmä mikrobiologické znečistenie a biologickí škodcovia - plesne, insekty a hlodavce. Vnútorné degradačné činitele vyplývajú z materiálovej podstaty archívnych dokumentov, zo spôsobu výroby alebo prípravy ich nosičov, ako aj zo spôsobu vyhotovenia archívnych dokumentov.

01.05.2013

(2) Na vylúčenie a znižovanie účinkov degradačných činiteľov sa v ukladacích priestoroch jeden raz za týždeň merajú, zaznamenávajú a vyhodnocujú namerané hodnoty teploty a relatívnej vlhkosti vzduchu. Prípustná teplota je 16 oC s toleranciou ± 2 oC. Prípustná relatívna vlhkosť vzduchu je 50 % s toleranciou ± 5 % a pre uloženie fotografických materiálov 30 % až 50 %.

01.05.2013

(3) Na zamedzenie účinku kyslých degradačných činiteľov z papiera na fotografické materiály (pozitívne, negatívne formy a ostatné fotomechanické a fotochemické tlače a svetlocitlivé materiály) a na zníženie účinku degradačných činiteľov na digitálne nosiče, ako sú kompaktné optické disky (CD a DVD), magnetické pásky a ostatné audiovizuálne nosiče vrátane externých optických diskov, sa tieto materiály, ak je to možné, ukladajú v ochranných obaloch osobitne v oddelených priestoroch spĺňajúcich podmienky uloženia podľa odseku 2.

01.05.2013

(4) V ukladacích priestoroch sa osvetlenie obmedzuje na čas nevyhnutný na vybratie a uloženie archívnych dokumentov. Ak denné svetlo alebo iné svetelné zdroje obsahujú podiel ultrafialového žiarenia v hodnote vyššej ako 75 µW/lm, musia sa použiť ultrafialové filtre, ktoré odstraňujú žiarenie s vlnovou dĺžkou kratšou ako 400 nm a znižujú hodnotu prijateľného podielu ultrafialového žiarenia na uvedenú hodnotu. V priestoroch archívu a vo výstavných priestoroch sa umiestňujú svetelné zdroje s intenzitou osvetlenia

01.01.2003

a) do 300 lx v bádateľni,

01.01.2003

b) do 200 lx v ukladacích priestoroch,

01.01.2003

c) do 50 lx vo výstavných priestoroch.

01.05.2013

(5) Prašnosť v ukladacích priestoroch sa znižuje podľa potreby mechanickými prostriedkami a technickými prostriedkami. Počet častíc prachu v ovzduší ukladacích priestorov nesmie presiahnuť hodnotu 50 µg/m3.

01.05.2013

(6) V ukladacích priestoroch sa raz týždenne vizuálne, prípadne aj technickými zariadeniami zisťuje prítomnosť mikrobiologického znečistenia a biologických škodcov. Archívne dokumenty sa pred účinkami týchto degradačných činiteľov chránia prostriedkami, ktoré znižujú na najnižšiu možnú mieru poškodenie fyzického stavu archívnych dokumentov.

01.05.2013

(7) Pri úprave podmienok uloženia v priestoroch, v ktorých sú uložené archívne dokumenty na iných nosičoch ako papier, sa postupuje podľa odporúčaní ich výrobcov.

01.05.2013

(8) Pri ochrane registratúrnych záznamov uložených v registratúrnom stredisku pred degradačnými činiteľmi sa postupuje primerane podľa odsekov 3 až 7.

01.05.2013

§ 24a

01.05.2013

Ochrana elektronických registratúrnych záznamov a elektronických archívnych dokumentov

01.05.2013

(1) Ochrana elektronických registratúrnych záznamov sa zabezpečuje

01.05.2013

a) vypracovaním bezpečnostných požiadaviek pre hodnotenie elektronických registratúrnych záznamov z hľadiska informačnej bezpečnosti; to sa nevzťahuje na orgány a zariadenia verejnej správy,13a)

01.05.2013

b) elektronickým informačným systémom na správu registratúry,

01.05.2013

c) umiestnením elektronického informačného systému na správu registratúry a systémov obsahujúcich dáta spracúvané v elektronickom informačnom systéme na správu registratúry v zabezpečených priestoroch,

01.05.2013

d) ochranou údajov prenášaných mimo prostredia, v ktorom je umiestnený elektronický informačný systém na správu registratúry, pred neoprávneným kopírovaním a pozmeňovaním.

01.05.2013

(2) Bezpečnostné požiadavky obsahujú aj postup pri zistení narušenia alebo podozrenia na narušenie bezpečnosti elektronického informačného systému na správu registratúry.

01.05.2013

(3) Elektronický informačný systém na správu registratúry na ochranu elektronických registratúrnych záznamov umožňuje

01.05.2013

a) riadenie prístupov k elektronickým registratúrnym záznamom,

01.05.2013

b) kontrolu povolenia prístupu k elektronickým registratúrnym záznamom,

01.05.2013

c) obmedzenie prístupu pre externých používateľov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami pôvodcu registratúry,

01.05.2013

d) zdieľanie častí miesta uloženia elektronického informačného systému na správu registratúry,

01.05.2013

e) zaznamenávanie údajov o jeho správe vrátane údajov o zmene jeho bezpečnostnej charakteristiky.

01.05.2013

(4) Elektronický registratúrny záznam sa hodnotí z hľadiska informačnej bezpečnosti. Hodnotí sa potreba zachovania jeho hodnovernosti, integrity a dostupnosti. Výsledky bezpečnostného hodnotenia sa uchovávajú počas celej doby uloženia elektronického registratúrneho záznamu v elektronickom informačnom systéme na správu registratúry.

01.05.2013

(5) V závislosti na výsledkoch bezpečnostného hodnotenia elektronického registratúrneho záznamu a kritériách bezpečnostnej politiky pôvodcu registratúry sa vykoná analýza bezpečnostných rizík a identifikované bezpečnostné riziká sa zmierňujú primeranými bezpečnostnými opatreniami. Pre kritické elektronické registratúrne záznamy13b), pri ktorých bola pri analýze bezpečnostných rizík identifikovaná potreba vysokej dostupnosti, sa použijú postupy a opatrenia na riadenie kontinuity činnosti podľa technickej normy.13c)

01.05.2013

(6) Princípy a postupy na ochranu elektronických registratúrnych záznamov upravuje technická norma.13c)

01.01.2014

(7) Ustanovenia odsekov 1 až 6 sa primerane vzťahujú aj na ochranu elektronických archívnych dokumentov.

01.01.2003

§ 25

01.01.2003

Ochrana pri vystavovaní archívnych dokumentov

01.01.2003

(1) Archívne dokumenty sa vystavujú v uzatvorených prachotesných vitrínach. Celková hodnota osvetlenia nesmie presiahnuť hodnotu 18 000 lx.h/rok, ak ide o atramenty, farbivá a svetlocitlivé pigmenty. Teplota vo vitríne sa udržuje od 16 oC do 20 oC a relatívna vlhkosť vzduchu od 45 % do 55 %.

01.01.2003

(2) Na vystavovanie archívnych dokumentov sa primerane vzťahujú ustanovenia § 19 a § 21 až 24.

01.01.2003

§ 26

01.01.2003

Konzervovanie a reštaurovanie

01.01.2003

(1) Ak archív pri priebežnej kontrole fyzického stavu archívneho dokumentu zistí, že došlo k jeho zhoršeniu alebo k poškodeniu archívneho dokumentu, rozhodne podľa rozsahu poškodenia o konzervovaní archívneho dokumentu alebo o reštaurovaní archívneho dokumentu.

01.01.2003

(2) Pred konzervovaním alebo reštaurovaním archívneho dokumentu a po ich uskutočnení sa vyhotoví protokol o stave archívneho dokumentu a o postupe odborného zásahu. K protokolu sa prikladajú fotografie dokumentujúce stav archívneho dokumentu pred jeho konzervovaním alebo reštaurovaním a fotografie archívneho dokumentu po ich uskutočnení, prípadne aj fotografie vyhotovené počas odborného zásahu. Súčasťou protokolu je aj záznam o konzervovaní alebo záznam o reštaurovaní, ktorý obsahuje podrobné údaje o archívnom dokumente, jeho stave a rozsahu poškodenia pred konzervovaním a reštaurovaním, údaje o druhu a postupe odborného zásahu, o materiáloch a chemikáliách použitých na odstránenie poškodenia a dátum začatia a skončenia konzervovania alebo reštaurovania. Jedno vyhotovenie protokolu alebo odkaz na číslo protokolu z evidencie protokolov o konzervovaní a reštaurovaní archívneho dokumentu sa priloží k archívnemu dokumentu. Vzor protokolu je uvedený v prílohe č. 5.

01.01.2003

§ 27

01.01.2003

Evidencia aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov a archívnych dokumentov

01.01.2003

Evidenciou aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku a archívnych dokumentov v archíve je lokačný prehľad. Lokačný prehľad sa vedie na voľných, priebežne číslovaných listoch, ktoré obsahujú údaje o mieste aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku a archívnych dokumentov v ukladacích priestoroch a plán priestorov registratúrneho strediska a plán ukladacích priestorov; lokačný prehľad možno viesť aj v elektronickej forme. Údajmi o mieste aktuálneho uloženia sú názov vecnej skupiny registratúrnych záznamov alebo názov súboru archívnych dokumentov a identifikačné údaje miesta aktuálneho uloženia: mesto, ulica, orientačné číslo, poschodie, ukladací priestor, regál, sekcia, polica.

01.01.2003

§ 28

01.01.2003

Ochrana archívneho dokumentu, ktorý nie je uložený v archíve

01.01.2003

Na ochranu archívneho dokumentu, ktorý nie je uložený v archíve, sa primerane vzťahujú ustanovenia § 17 a 21.

01.01.2003

TRETIA ČASŤ

01.01.2003

EVIDENCIA ARCHÍVNEHO DEDIČSTVA SLOVENSKEJ REPUBLIKY A PRÍSTUP K ARCHÍVNYM DOKUMENTOM

01.01.2003

§ 29

01.01.2003

Evidencia archívneho dedičstva Slovenskej republiky

01.05.2013

(1) Do Evidencie archívneho dedičstva Slovenskej republiky (ďalej len „evidencia archívneho dedičstva") sa zapisujú archívne fondy a archívne zbierky (ďalej len „súbor archívnych dokumentov").

01.01.2003

(2) Evidenciu archívneho dedičstva tvoria evidencie štátnych archívov zriadených ministerstvom (ďalej len „štátny archív") a ústredná evidencia, ktorú vedie ministerstvo.

01.01.2003

(3) Evidenciu štátneho archívu tvoria evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov, ktoré prevzal, a evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov, ktoré sa nachádzajú v jeho územnom obvode (ďalej len „evidenčný list").

01.05.2013

(4) Ústrednú evidenciu tvoria evidencie štátnych archívov, evidencia archívov, zoznam osôb vykonávajúcich v archíve odborné činnosti a evidencia archívnych pomôcok.

01.05.2013

(5) Evidencia archívneho dedičstva sa vedie v písomnej forme a elektronickej forme.

01.01.2003

§ 30

01.01.2003

Účel evidencie archívneho dedičstva

01.01.2003

Účelom evidencie archívneho dedičstva je

01.01.2003

a) získať a viesť presný prehľad o

01.01.2003

1. uložení, sprístupnení, fyzickom stave a vlastníctve archívneho dedičstva,

01.01.2003

2. prístupe k archívnym dokumentom,

01.01.2003

b) poskytovať informácie žiadateľom o prístup k archívnym dokumentom.

01.01.2003

§ 31

01.01.2003

Evidencia štátneho archívu

01.01.2003

(1) Archív bezodkladne po zapísaní súboru archívnych dokumentov do knihy prírastkov alebo do knihy depozitov zasiela príslušnému štátnemu archívu na zaradenie do evidencie štátneho archívu dve vyhotovenia evidenčného listu; archívy štátnych orgánov, štátnych rozpočtových organizácií a štátnych príspevkových organizácií zasielajú jedno vyhotovenie evidenčného listu ministerstvu.

01.01.2003

(2) Štátny archív overí správnosť údajov uvedených v evidenčnom liste a zaradí ho do evidencie štátneho archívu.

01.01.2003

(3) Vlastník súboru archívnych dokumentov, ktorý nezriadil archív, predkladá jeho súpis bezodkladne po jeho nadobudnutí štátnemu archívu, ktorý vyhotovuje evidenčný list.

01.05.2013

§ 32

01.05.2013

Ústredná evidencia

01.05.2013

(1) Ústredná evidencia sa vedie v elektronickej forme. Štátny archív má prístup do ústrednej evidencie na vykonanie zápisov do evidenčných listov, ktoré vedie.

01.05.2013

(2) Archívne pomôcky sa vyhotovujú v elektronickej forme a obsahujú najmä informácie o

01.05.2013

a) vzniku a činnosti pôvodcu archívnych dokumentov,

01.05.2013

b) starostlivosti pôvodcu o registratúrne záznamy a archívne dokumenty,

01.05.2013

c) spôsobe sprístupnenia archívom,

01.05.2013

d) štruktúre a obsahu archívnych dokumentov,

01.05.2013

e) množstve a druhoch archívnych dokumentov.

01.01.2003

§ 33

01.01.2003

Zmeny v evidencii archívneho dedičstva

01.01.2003

Ak došlo k prevodu vlastníctva k archívnemu dokumentu a k zmene miesta uloženia archívneho dokumentu, archív bezodkladne vyznačí zmenu v evidencii archívnych dokumentov, ktoré prevzal, a oznámi ju príslušnému štátnemu archívu. Štátny archív oznamuje vykonanú zmenu v evidencii štátneho archívu bezodkladne ministerstvu na účely vykonania zmeny v ústrednej evidencii.

01.01.2003

§ 34

01.01.2003

Vyradenie z evidencie archívneho dedičstva

01.01.2003

(1) Súbor archívnych dokumentov sa vyraďuje z evidencie archívneho dedičstva, ak došlo k jeho zničeniu, strate alebo k odcudzeniu alebo k trvalému vývozu cudzieho archívneho dokumentu.

01.01.2003

(2) Archív bezodkladne oznamuje skutočnosti podľa odseku 1 príslušnému štátnemu archívu alebo ministerstvu; štátny archív ich oznámi ministerstvu a požiada o súhlas s vyradením z evidencie archívneho dedičstva.

01.01.2003

(3) Štátny archív po udelení súhlasu ministerstvom vyradí súbor archívnych dokumentov z evidencie archívneho dedičstva a vypracuje záznam o vyradení súboru archívnych dokumentov v troch rovnopisoch, ktorý obsahuje

01.01.2003

a) identifikačné údaje súboru archívnych dokumentov,

01.01.2003

b) dôvod vyradenia,

01.01.2003

c) dátum vyradenia,

01.01.2003

d) podpis riaditeľa štátneho archívu alebo ním povereného zamestnanca.

01.01.2003

(4) Štátny archív zasiela jedno vyhotovenie záznamu o vyradení z evidencie a evidenčný list vyradeného súboru archívnych dokumentov ministerstvu do ústrednej evidencie. Jedno vyhotovenie záznamu o vyradení z evidencie zasiela aj archívu alebo vlastníkovi vyradeného súboru archívnych dokumentov.

01.01.2003

(5) Ministerstvo bezodkladne po doručení záznamu štátneho archívu o vyradení súboru archívnych dokumentov z evidencie spolu s evidenčným listom vyradeného súboru archívnych dokumentov vyradí evidenčný list z ústrednej evidencie.

01.01.2003

§ 35

01.01.2003

Evidenčný list

01.01.2003

(1) Evidenčný list vedie archív ku každému súboru archívnych dokumentov.

01.01.2003

(2) Evidenčný list obsahuje spravidla tieto údaje o súbore archívnych dokumentov:

01.05.2013

a) identifikačné údaje súboru archívnych dokumentov, a to číslo evidenčného listu, názov a identifikátor archívu, názov súboru archívnych dokumentov, meno a priezvisko alebo názov pôvodcu archívnych dokumentov, časový rozsah vzniku archívnych dokumentov,

01.01.2003

b) vlastníctvo,

01.01.2003

c) zloženie súboru archívnych dokumentov,

01.01.2003

d) fyzický stav,

01.01.2003

e) sprístupnenie,

01.01.2003

f) obmedzenie prístupu a čas jeho trvania,

01.01.2003

g) dátum prevzatia do archívu,

01.05.2013

h) poradové číslo prírastku,

01.01.2014

i) identifikátor elektronického súboru archívnych dokumentov z centrálneho úložiska elektronických archívnych dokumentov,

01.01.2014

j) formát elektronického archívneho dokumentu a jeho verziu,

01.01.2014

k) veľkosť v bajtoch, a to osobitne pre nesprístupnené archívne dokumenty a osobitne pre sprístupnené archívne dokumenty,

01.05.2013

l) množstvo archívnych dokumentov v bežných metroch, a to osobitne pre nesprístupnené archívne dokumenty a osobitne pre sprístupnené archívne dokumenty,

01.05.2013

m) identifikačné údaje o archívnej pomôcke, a to evidenčné číslo, druh a názov archívnej pomôcky, časový rozsah, rok vzniku a meno a priezvisko zhotoviteľa archívnej pomôcky,

01.05.2013

n) klasifikačný kód súboru archívnych dokumentov.

01.01.2003

(3) Ak dôjde k zmene údajov o súbore archívnych dokumentov v dôsledku jeho sprístupnenia, doplnenia, zmeny jeho vlastníka alebo v dôsledku obmedzenia prístupu alebo jeho zrušenia, archív vyhotoví nový evidenčný list. Pôvodný evidenčný list sa priloží ku knihe prírastkov.

01.01.2003

§ 36

01.01.2003

Kniha prírastkov

01.01.2003

Kniha prírastkov obsahuje údaje o prevzatých súboroch archívnych dokumentov. Do knihy prírastkov sa nezapisujú súbory archívnych dokumentov prevzaté do zmluvnej úschovy. Vzor knihy prírastkov je uvedený v prílohe č. 6.

01.01.2003

§ 37

01.01.2003

Kniha depozitov

01.01.2003

Kniha depozitov obsahuje údaje o súboroch archívnych dokumentov prevzatých do zmluvnej úschovy. Štátny archív zapisuje do knihy depozitov aj súbory archívnych dokumentov prevzatých do nútenej úschovy a eviduje v nej rozhodnutia o nútenej úschove, ktoré sa k nej prikladajú. V knihe depozitov sa evidujú depozitné zmluvy, ktoré sa k nej prikladajú; súčasťou depozitnej zmluvy a rozhodnutia o nútenej úschove je zoznam prevzatých súborov archívnych dokumentov. Vzor knihy depozitov je uvedený v prílohe č. 7.

01.01.2003

§ 38

01.01.2003

Kniha úbytkov

01.05.2013

Kniha úbytkov obsahuje údaje o súbore archívnych dokumentov vyradených z evidencie archívu alebo o jeho časti. Ku knihe úbytkov sa prikladá aj záznam o vyradení z evidencie, súhlas ministerstva a evidenčný list vyradeného súboru archívnych dokumentov. Vzor knihy úbytkov je uvedený v prílohe č. 8.

01.01.2003

§ 39

01.01.2003

Forma a spôsob zápisu

01.01.2003

(1) Evidenčný list sa vedie v písomnej forme a v elektronickej forme. Kniha prírastkov, kniha depozitov a kniha úbytkov sa vedú v písomnej forme.

01.01.2003

(2) Kniha prírastkov, kniha depozitov a kniha úbytkov sa vedú chronologicky. Zápis v nich sa vykonáva bezodkladne po prevzatí súboru archívnych dokumentov do archívu alebo po doručení záznamu štátneho archívu o vyradení z evidencie.

01.01.2003

(3) Ručný zápis sa vykonáva čitateľne dokumentačným atramentom. Pri každej oprave alebo zmene zápisu v evidenčnom liste, knihe prírastkov, knihe depozitov a knihe úbytkov sa uvedie dátum a meno a priezvisko zamestnanca, ktorý opravu alebo zmenu zápisu vykonal, a jeho podpis.

01.01.2003

§ 40

01.01.2003

Postup archívu pri poskytovaní archívnych dokumentov na štúdium

01.05.2013

(1) Archív umožňuje štúdium archívnych dokumentov iba v bádateľni. Štúdium elektronických kópií archívnych dokumentov sa umožňuje ich zverejnením na webovom sídle archívu alebo na webovom sídle zriaďovateľa archívu.

01.01.2003

(2) Archív poskytuje na štúdium archívne dokumenty riadne označené a usporiadané v lehote a množstve uvedenom v bádateľskom poriadku archívu. Vzor bádateľského poriadku archívu je uvedený v prílohe č. 9.

01.01.2003

(3) Archív poskytuje archívne dokumenty bádateľovi na štúdium po vyplnení bádateľského listu a žiadanky o poskytnutie požadovaných dokumentov. Bádateľ vypĺňa bádateľský list pri každej zmene témy štúdia a na začiatku kalendárneho roka. Vzor bádateľského listu je uvedený v prílohe č. 10.

01.05.2013

(4) Ak archív poskytuje na štúdium kópie archívnych dokumentov a elektronické kópie archívnych dokumentov, ktoré obsahujú informácie, ku ktorým je obmedzený prístup, archív ich predloží bez týchto informácií.

01.01.2003

§ 41

01.01.2003

Odpisy, výpisy, potvrdenia a kópie

01.01.2003

(1) Odpis archívneho dokumentu (ďalej len „odpis") je doslovnou písomnou reprodukciou celého textu archívneho dokumentu.

01.01.2003

(2) Výpis z archívneho dokumentu (ďalej len „výpis") je doslovnou reprodukciou časti textu archívneho dokumentu.

01.01.2003

(3) Potvrdenie z archívneho dokumentu je písomná informácia o požadovanom údaji obsiahnutom v archívnom dokumente.

01.01.2003

(4) Kópia archívneho dokumentu je úplnou reprodukciou archívneho dokumentu alebo jeho časti vyhotovenou technickým prostriedkom.

01.01.2003

(5) Odpis a výpis sa s archívnym dokumentom zhodujú doslovne, a to aj v pravopise, rozdeľovacích znamienkach, skratkách, slovoslede a členení textu do viet a do riadkov. Archív pripojí k odpisu alebo výpisu aj poznámky o nečitateľných slovách alebo častiach archívneho dokumentu a opravách, ktoré sa v ňom vykonali. Archív môže vyhotoviť odpis a výpis aj ako kópiu archívneho dokumentu.

01.01.2003

§ 42

01.01.2003

Osvedčovanie

01.01.2003

(1) Odpis, výpis, potvrdenie alebo kópiu archívneho dokumentu, ktoré sa majú použiť na úradné účely, archív osvedčuje osvedčovacou doložkou a odtlačkom úradnej pečiatky. Vzor osvedčovacej doložky je uvedený v prílohe č. 11.

01.01.2003

(2) Ak odpis, výpis, potvrdenie alebo kópia archívneho dokumentu tvoria dva listy a viac listov, spoja sa šnúrou, ktorej voľné konce sa prekryjú nálepkou s odtlačkom úradnej pečiatky a osvedčujú sa na zadnej strane posledného listu.

01.01.2003

(3) Ak na zadnej strane posledného listu nie je miesto, osvedčuje sa na samostatnom liste spojenom s ostatnými listami šnúrou.

01.01.2003

(4) Štátny archív neosvedčuje odpis alebo výpis vyhotovený na tlačive, ktorého text obsahuje aj osvedčovaciu doložku. Tlačivo musí obsahovať podpis riaditeľa štátneho archívu alebo ním povereného zamestnanca a odtlačok úradnej pečiatky so štátnym znakom, ktorý nesmie prekrývať text odpisu alebo výpisu.


01.01.2003

ŠTVRTÁ ČASŤ

01.01.2003

PRECHODNÉ A ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA

01.01.2003

§ 43

01.01.2003

Prechodné ustanovenia

30.06.2005

(1) Pôvodca registratúry upraví svoj registratúrny poriadok podľa § 9 s účinnosťou najneskôr od 1. januára 2008 a predloží ho na schválenie do 30. júna 2007.

15.06.2007

(2) Podmienky ochrany archívnych dokumentov podľa § 18 ods. 1, § 21 ods. 3 a § 22 ods. 3 musí archív splniť najneskôr do 31. decembra 2005.

01.01.2003

(3) Archív zriadený pred 1. januárom 2003 upraví svoj bádateľský poriadok podľa vzoru uvedeného v prílohe č. 9 do 30. júna 2003.

01.01.2003

(4) Archív zriadený po 1. januári 2003 vydá bádateľský poriadok archívu do jedného mesiaca od zriadenia archívu.

01.05.2013

§ 43a

01.05.2013

Prechodné ustanovenie účinné od 1. mája 2013

01.05.2013

(5) Archív osvedčuje elektronický archívny dokument na jeho listinnej kópii do zriadenia elektronického archívu ministerstva.

01.01.2003

§ 44

01.01.2003

Účinnosť

01.01.2003

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. januára 2003.


01.01.2003

Vladimír Palko v. r.


01.01.2003

Príloha č. 1 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.

01.01.2003

NÁVRH NA VYRADENIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV

01.01.2003

Vzor 01

01.01.2003

Príloha č. 2 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.

01.01.2003

ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV SO ZNAKOM HODNOTY „A" NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE

01.01.2003

Vzor 02

01.01.2003

Príloha č. 3 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.

01.01.2003

ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV BEZ ZNAKU HODNOTY „A" NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE

01.01.2003

Vzor 03

01.01.2003

Príloha č. 4 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.

01.01.2003

PREBERACÍ PROTOKOL

01.01.2003

Vzor 04

01.05.2013

Príloha č. 5 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.

01.05.2013

PROTOKOL O KONZERVOVANÍ A REŠTAUROVANÍ ARCHÍVNEHO DOKUMENTU

01.05.2013

Vzor 05

01.01.2003

Príloha č. 6 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.

01.01.2003

KNIHA PRÍRASTKOV

01.01.2003

Vzor 06

01.01.2003

Príloha č. 7 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.

01.01.2003

KNIHA DEPOZITOV

01.01.2003

Vzor 07

01.01.2003

Príloha č. 8 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.

01.01.2003

KNIHA ÚBYTKOV

01.01.2003

Vzor 08

01.01.2003

Príloha č. 9 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.

01.01.2003

BÁDATEĽSKÝ PORIADOK

01.01.2003

Vzor 09

01.01.2003

Príloha č. 10 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.

01.01.2003

BÁDATEĽSKÝ LIST

01.01.2003

Vzor 10

01.01.2003

Príloha č. 11 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.

01.01.2003

OSVEDČOVACIA DOLOŽKA

01.01.2003

Vzor 11

Poznámky pod čiarou

01.01.2003

1) § 3 ods. 2 zákona č. 183/2000 Z. z. o knižniciach, o doplnení zákona Slovenskej národnej rady č. 27/1987 Zb. o štátnej pamiatkovej starostlivosti a o zmene a doplnení zákona č. 68/1997 Z. z. o Matici slovenskej.

01.01.2003

2) § 2 ods. 2 zákona č. 115/1998 Z. z. o múzeách a galériách a o ochrane predmetov múzejnej a galerijnej hodnoty v znení zákona č. 387/2001 Z. z.

01.01.2003

3) Zákon Slovenskej národnej rady č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov.
Zákon č. 302/2001 Z. z. o samospráve vyšších územných celkov (zákon o samosprávnych krajoch) v znení zákona č. 445/2001 Z. z.

01.01.2003

4) Napríklad zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 274/1994 Z. z. o Sociálnej poisťovni v znení neskorších predpisov, zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 387/1996 Z. z. o zamestnanosti v znení neskorších predpisov.

01.01.2003

5) Napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník, zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 154/1994 Z. z. o matrikách v znení neskorších predpisov, zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 277/1994 Z. z. o zdravotnej starostlivosti v znení neskorších predpisov.

01.01.2003

6) Zákon č. 241/2001 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

01.05.2013

6a) Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.

01.05.2013

6b) Príloha č. 2 vyhlášky Národného bezpečnostného úradu č. 136/2009 Z. z. o spôsobe a postupe používania elektronického podpisu a v obchodnom styku a administratívnom styku.
§ 20 a 21 výnosu Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 312/2010 Z. z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy.

01.01.2003

7) § 24 ods. 1 písm. e) zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.

01.01.2003

8) § 3 zákona č. 163/2001 Z. z. o chemických látkach a chemických prípravkoch.

01.01.2003

9) § 1 ods. 2 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 121/2002 Z. z. o požiarnej prevencii.

01.01.2003

10) § 42 zákona č. 184/2002 Z. z. o vodách a o zmene a doplnení niektorých zákonov (vodný zákon).

01.01.2003

11) § 2 písm. h) zákona č. 261/2002 Z. z. o prevencii závažných priemyselných havárií a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

01.01.2003

12) STN 92 0202-1. Požiarna bezpečnosť stavieb. Vybavovanie stavieb hasiacimi prístrojmi.

01.01.2003

13) § 45 ods. 2 písm. a) a c), ods. 4 a ods. 9 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 288/2000 Z. z., ktorou sa ustanovujú technické požiadavky na požiarnu bezpečnosť pri výstavbe a pri užívaní stavieb.
§ 3 ods. 1 písm. a) a c) a § 4 ods. 2 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 285/2001 Z. z., ktorou sa určujú vlastnosti požiarnych uzáverov, podmienky ich prevádzkovania a zabezpečenia ich pravidelnej kontroly.

01.05.2013

13a) Výnos Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 312/2010 Z. z.

01.05.2013

13b) § 2 písm. r) výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z.

01.05.2013

13c) STN ISO/IEC 27002:2006 Informačné technológie. Zabezpečovacie techniky. Pravidlá dobrej praxe manažérstva informačnej bezpečnosti.